Lista de verificación antes de enviar su reembolso en EMA

1. Revise el recibo o la factura

• El nombre del proveedor, negocio, escuela o servicio es visible.
• La fecha está completa y se lee con facilidad.
• El artículo, servicio, cargo de colegiatura o cuota está descrito con claridad.
• El desglose de costos y el monto total son visibles cuando corresponde.
• Se identifica claramente al estudiante correspondiente si el documento cubre a varios.

2. Revise el comprobante de pago

• Para FES-UA, use un recibo con la fecha completa de la transacción y el monto pagado, o una factura fechada que muestre el pago total.
• El monto pagado y el desglose coinciden con el monto de reembolso solicitado.
• Para FTC/FES-EO, consulte las reglas separadas del programa antes de usar PayPal, un cheque cobrado, documentación de efectivo u otro registro de pago.
• Tache los campos sensibles solo después de confirmar que el manual vigente no los exige.

3. Revise la categoría y los documentos de apoyo

Algunas categorías de reembolso necesitan evidencia adicional más allá del comprobante básico de compra y pago. Antes de enviar, verifique si el gasto requiere fechas de servicio, credenciales del proveedor, datos de licencia, asistencia, lenguaje de beneficio educativo, una carta de servicio no reembolsable o apoyo de preautorización.

4. Revise los archivos de carga

• Cada archivo abre y se lee bien en la pantalla de un teléfono.
• Recibos, comprobantes de pago y cartas de apoyo están nombrados u ordenados de forma que usted los reconozca.
• Las capturas recortadas siguen mostrando la fecha, el proveedor, el monto y el estado de pagado.
• Lo tachado oculta la información sensible sin tapar campos que Step Up necesita revisar.

5. Revise que las cifras concuerden

Esta es la verificación que más se omite y causa una parte desproporcionada de las esperas. Un revisor que compara tres documentos necesita que las cifras cuadren sin adivinar.

• El monto que escribe en la solicitud coincide con el que respaldan sus documentos, no con el que recuerda haber gastado.
• Si el total del recibo incluye impuestos o envío y el pago no, o al revés, la diferencia se explica a partir de los propios documentos.
• Si pagó un anticipo y un saldo, ambos pagos están evidenciados, o está reclamando solo la parte que puede comprobar.
• Si el recibo cubre varios estudiantes o artículos y usted reclama una parte, las partidas reclamadas son identificables.
• La fecha del servicio o la compra cae dentro del año escolar que está reclamando.

Casi coincidir se lee como no coincidir. Una factura de $240 frente a un cargo de $247.80 parece otra transacción a menos que algo en el paquete explique los $7.80.

La versión de cinco minutos

Preguntas frecuentes

¿Qué debo revisar antes de enviar? El recibo o la factura, el comprobante de pago, los datos del estudiante, la categoría, los documentos de apoyo requeridos, la legibilidad de los archivos y cualquier explicación necesaria por diferencias de proveedor, fecha o monto.

¿Basta con una factura? Normalmente no. Una factura muestra lo que le cobraron; el reembolso exige demostrar que usted pagó. Una factura fechada que diga claramente pago total o saldo en cero puede cumplir ambas funciones. Detalle completo en la guía de comprobante de pago.

¿Puedo enviar un estado de cuenta en vez del recibo? Una línea de estado de cuenta muestra que salió dinero pero no qué se compró, así que rara vez basta por sí sola. Acompáñela del recibo detallado y tache el número de cuenta y las transacciones ajenas.

¿Debo combinar todo en un solo PDF? No. Mantenga los documentos como archivos separados, para que el revisor pueda abrir cada pieza de forma independiente.

¿Cuánto puedo tachar? Quite números de cuenta, compras ajenas y datos personales que no tengan que ver con la reclamación. No oculte el proveedor, la fecha, el monto ni el estado de pagado.

¿Qué pasa si olvido algo? La solicitud normalmente queda On Hold en lugar de negarse, y le pedirán la pieza faltante. El costo es tiempo: el periodo de revisión se reinicia al enviar la corrección. Vea la lista para solicitudes en espera.

¿Cuál es la fecha límite? Para compras 2026-27, las solicitudes vencen el 31 de julio de 2027. El periodo de compra elegible va del 1 de julio de 2026 al 30 de junio de 2027. Vea la guía FES-UA completa.